Ogólne zasady szacowania

Oszacowanie wartości zamówienia jest najważniejszym elementem przygotowania postępowania, a jego prawidłowość zamawiający ma obowiązek wykazać w protokole z postępowania.

Od wartości zamówienia zależy zastosowanie odpowiednich przepisów ustawy. Skutkami nieprawidłowego szacowania wartości zamówienia może być:

• nieuprawnione skorzystanie z możliwości wyłączenia przepisów ustawy Pzp,
• zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w niewłaściwym publikatorze,
• nieuprawnione skrócenie terminów na składanie ofert lub wniosków.

Należy pamiętać, że przy szacowaniu wartości zamówienia nie powinno mieć znaczenia to, skąd pochodzą środki przeznaczone na jego sfinansowanie. Wskazuje na to dyrektywa 2014/24/EU, zgodnie z którą „ do celów oszacowania wartości zamówienia trzeba uwzględnić wszystkie dochody, niezależnie od tego, czy zostały one otrzymane od instytucji zamawiającej, czy też od osób trzecich”.

Szacowanie w oparciu o zasadę trzech tożsamości.

W odniesieniu do dostaw książek szacowanie należy oprzeć na wypracowanej zasadzie trzech tożsamości. Względem dostaw, dla których istnieje tożsamość przedmiotowa, podmiotowa i czasowa, należy zastosować szacowanie łączne. Jeśli taka sytuacja nie zachodzi, wówczas można je szacować odrębnie.

Zatem w celu stwierdzenia, czy należy agregować wartość danych dostaw, należy wziąć pod uwagę zaistnienie w konkretnych okolicznościach następujących przesłanek:

• zamówienia mają takie samo lub podobne przeznaczenie i są nabywane w celu realizacji jakiegoś zamierzenia – tożsamość przedmiotowa,
• są dostępne u jednego wykonawcy – tożsamość podmiotowa,
• dostawy nabywane są przewidzianym z góry okresie- tożsamość czasowa

Ponadto warto posiłkować się wskazaniami z opinii Urzędu Zamówień Publicznych pt.: „Sposób udzielania i szacowania wartości zamówień przy zakupach książek przez biblioteki”, w której czytamy: „ należy zatem rozważyć, czy mamy do czynienia z zamówieniem udzielanym w częściach, a więc z obowiązkiem stosowania normy art. 32 ust. 4 ustawy”.

Jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Tak więc istotną sprawą jest ustalenie, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem składającym się z części, czy też z wieloma odrębnymi zamówieniami.

Jeśli przedmiotem zamówienia jest zakup książki czyli towaru jednego rodzaju, nie przesądza to jeszcze o tym, że należy traktować poszczególne zamówienia udzielane w trakcie roku jako jednego zamówienia oraz sumować ich wartości.

Zamówienie udzielane w częściach lub jednorazowo.

Z zamówieniem udzielanym w częściach, a więc z obowiązkiem stosowania normy art. 30 ust 2 ustawy Pzp mamy do czynienia w sytuacji, gdy zamawiający z góry przewiduje i jest w stanie opisać przedmiot i zakres zamówień i może udzielić je w ramach jednego postępowania, lecz z różnych względów podejmuje decyzję o sukcesywnym dokonywaniu zakupów.

W ocenie Urzędu Zamówień Publicznych, zamówień udzielanych na dostawę książek nie da się w sposób obiektywny przewidzieć, zsumować i udzielić zamówienia po przeprowadzeniu jednej procedury. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia np. w przypadku, gdy poszczególne zamówienia na dostawy udzielane są w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie ze strony osób korzystających z biblioteki lub w przypadku zakupu nowości wydawniczych. Szacowanie wartości każdego zamówienia w takim przypadku będzie następowało zgodnie z art. 28 ustawy Pzp czyli z zastosowaniem całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług jako podstawy. Tak więc we wskazanym przykładzie będziemy mieli do czynienia z odrębnym przedmiotem zamówienia.

Inną kwestią będzie zakup książek np.: w celu uzupełnienia zbiorów. Wówczas zakres tych dostaw można z góry przewidzieć w oparciu o np. zamówienia na dane dostawy dokonywane w latach poprzednich. W takim przypadku korzystnym może okazać się sukcesywne udzielanie zamówienia na dostawy, czyli udzielanie zamówienia w częściach z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania. Udzielanie zamówień w częściach występuje wówczas gdy zamawiający z góry przewiduje zakres zamówień na cały rok i może udzielić ich jednorazowo, lecz ze względów chociażby organizacyjnych, technicznych czy gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Zamówienie udzielane w częściach podobne jest do świadczenia jednorazowego realizowanego w ratach. Istotą jest to, że każda z części, składa się na pewną, z góry określoną całość. Jeżeli więc przedmiotem zamówienia są dostawy książek w celu uzupełnienia zbiorów, a zamawiający decyduje się udzielać zamówienia w częściach i przeprowadza je w odrębnych postępowaniach na poszczególne tytuły w określonych miesiącach, wówczas dla każdego odrębnego postępowania przyjmuje się wartość całorocznego zamówienia. Zakres całorocznych zakupów książek w celu uzupełniania zbiorów winien być ustalony przez zamawiającego zawsze na początku roku z należytą starannością, w oparciu o zamówienia na dane dostawy dokonywane w latach poprzednich.

Jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na początku roku z należytą starannością, a w trakcie roku pojawi się nieprzewidziana wcześniej potrzeba udzielenia zamówienia na dodatkowe pozycje , w opinii Urzędu Zamówień Publicznych, będziemy mieli do czynienia z nowym, odrębnym zamówieniem, którego wartość obliczyć należy właściwie do jego zakresu, zgodnie z art. 28 ustawy Pzp.

Może się również zdarzyć, że na etapie przyznania dofinansowania zamawiający dojdzie do wniosku, że nie jest w stanie oszacować dostaw, tak aby stworzyć jeden plan, uwzględniając wszystkie postępowania, wówczas będzie przeprowadzał odrębne postępowania. Tak więc podział zamówienia i odrębne szacowanie wartości dla każdej z części może być poparte przyczynami obiektywnymi tj: niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych dostaw. Należy pamiętać, że sam fakt realizacji projektu w danym okresie, nawet na przełomie kilku lat, nie powoduje, że zamówienia udzielane w ramach danego dofinansowania mogą być oszacowane dla całego okresu, na który przyznano grant. Świadczy o tym opinia UZP pt: „ Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej”.

Mając na uwadze powyższe rozważania, należy również uznać, iż dostawy książek do biblioteki nie mają charakteru dostaw powtarzających się w rozumieniu art. 35 ust. 1 ustawy Pzp.

Przepis art. 35 ust. 1 ustawy przewiduje szczególny sposób szacowania wartości zamówienia publicznego w przypadku, gdy przedmiot zamówienia stanowią m.in. dostawy powtarzające się. Przepis ten nakłada bowiem na zamawiającego obowiązek łącznego szacowania wartości zamówień na dostawy tego samego rodzaju udzielanych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub w roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia albo łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej dostawie lub usłudze.

Przepis ten stanowi zatem wyjątek od reguły zawartej w art. 28 ustawy Pzp ustawy, która stanowi, iż podstawą szacowania wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT.

W przypadku dostaw książek argumentem przemawiającym za tym, iż nie mają one charakteru powtarzających się jest ich nieprzewidywalność, która decyduje o braku ich regularności. Podstawową cechą dostaw powtarzających się jest ich cykliczność tj. powtarzanie się w ściśle określonych odstępach czasu.  Dostawy książek będą uzależnione natomiast od bieżącej listy nowości jak również aktualnych potrzeb czytelników. Powtarzalność dostaw nie ma charakteru pewnego, zależy od planów wydawniczych poszczególnych wydawnictw i aktualnego zapotrzebowania czytelników na konkretne tytuły. Powyższe będzie wpływało również na sposób udzielania zamówień na tego rodzaju dostawy. Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć i z góry zaplanować zakresu zamówień na dostawy książek, które będą udzielane w ciągu roku, nie jest w stanie przewidzieć, jakie książki pojawią się na rynku i jak będzie się kształtowało zainteresowanie czytelników. Tym samym, w ocenie Urzędu Zamówień Publicznych, dostawy książek do bibliotek nie można zaliczyć do dostaw powtarzających się.