Udzielanie zamówień do 130.000 złotych

Art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp nie określa żadnych wymogów związanych z udzielaniem zamówień o wartości poniżej 130.000 złotych netto. Kształt i treść regulaminu udzielania zamówień o tej wartości może być różny w poszczególnych instytucjach kultury, ponieważ zazwyczaj uwzględnia możliwości organizacyjne danej instytucji. Nie ma więc jednego uniwersalnego wzoru takiego regulaminu, choć oczywiście pewne ogólne postanowienia możliwe są do wykorzystania w poszczególnych instytucjach kultury.

Warto pamiętać, aby regulamin udzielania zamówień nie doprowadził do nadmiernego formalizmu i szczegółowości udzielania zamówień. Wewnętrzne przepisy powinny być elastyczne i umożliwiać efektywne udzielanie zamówień.

Ważne jest aby zapisy regulaminu zapewniały wykonawcom niedyskryminacyjny dostęp do zamówień publicznych co ograniczy ryzyko nieefektywnego wydatkowania środków publicznych.

Udzielanie zamówień na podstawie art 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp.

Art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp wskazuje, że jej przepisów nie stosuje się do zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

Wysokość progów unijnych określona została w Obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 1 stycznia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

Należy jednak pamiętać, że wyłączenie zawarte w art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp nie oznacza, że zamówień takich można udzielać w dowolny sposób. Wytyczne w tym zakresie zapisane zostały w art. 37a-37d Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Obowiązki wynikające ze wspomnianych przepisów są następujące:

1) Podmiot, który prowadzi działalność kulturalną zamieszcza na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej ogłoszenie o zamówieniu. Obowiązek ten nastąpi jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza 130.000 złotych netto. Górną granicę stanowi wartość progów unijnych. Ogłoszenie ma na celu poinformowanie potencjalnie zainteresowanych podmiotów o zamówieniu, jakiego planuje się udzielić. Przepisy nie wskazują co powinno zawierać ogłoszenie. Minimum jakie należy przyjąć to podanie informacji o: podmiocie prowadzącym działalność kulturalną, przedmiocie zamówienia jak również jego zakres, terminie realizacji oraz miejscu złożenia ofert. Ważne aby wskazać zasady w jaki sposób zostanie wybrany podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia.

2) Zamówienia należy również udzielić w sposób, który zapewni przejrzystość, równe traktowanie wykonawców jak również z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie. Zasada przejrzystości zostanie spełniona poprzez z zamieszczenie ogłoszenia o udzielanym zamówieniu. Równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oznacza brak ich dyskryminacji jak również preferowania konkretnych podmiotów mogących zrealizować zamówienie. Ważne aby zasada ta obowiązywała na etapie przygotowania postępowania, jak i podczas jego prowadzenia.

3) Podmiot udzielający zamówienia ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W tym celu podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia nie później niż przed zawarciem umowy, zobowiązany jest zastrzec, że pewne informacje nie mogą być udostępniane.

4) Podmiot prowadzący działalność kulturalną musi zamieścić na swojej stronie BIP informację o udzieleniu zamówienia lub też informację o nieudzieleniu tego zamówienia. Informację taką należy zamieścić niezwłocznie po zaistnieniu wskazanych okoliczności. W przypadku udzielenia zamówienia należy podać nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarto umowę o wykonanie zamówienia.

Tak więc podmiot udzielający zamówienia o którym mowa w art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy winien postępować według poniższych etapów:

1) przygotować zamówienie, poprzez określenie przedmiotu, jego wielkości lub zakresu uwzględniając zasady równego traktowania podmiotów zainteresowanych zamówieniem,

2) oszacować jego wartość,

3) zamieścić w BIP informację o zamówieniu;

4) dokonać wyboru wykonawcy,

5) dokonać zawarcia umowy,

6) zamieścić w BIP informację o udzieleniu albo nieudzieleniu zamówienia.

Udzielanie zamówień w o wartości równej lub przekraczającej progi unijne z uwzględnieniem trybu z wolnej ręki.

W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne przesłanki zastosowania trybu z wolnej ręki zostały wskazane w art. 214 ustawy Pzp. Jednostka kultury, będąca zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, może skorzystać z przesłanek
umożliwiających udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki.

Jednostki kultury przy udzielaniu zamówień związanych z działalnością kulturalną będą raczej korzystać z przesłanki opisanej w art. 214 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Przepis ten wskazuje, że zamówienia z wolnej ręki można udzielić, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej.

W związku z tym, że w trybie z wolnej ręki nie występuje element konkurencji pomiędzy potencjalnymi wykonawcami może być zastosowany wyłącznie w przypadku określonym w ustawie Pzp. Dodatkowo, to zamawiający zobowiązany jest wykazać, ze dany stan faktyczny uzasadnia udzielenie zamówienia w takim trybie.

Motyw 50 dyrektywy 2014/24/UE wskazuje, że procedury negocjacyjne bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, ze względu na ich szkodliwy wpływ na konkurencję, powinny być stosowane wyłącznie w szczególnie wyjątkowych okolicznościach. Wyjątki te powinny ograniczać się do przypadków, gdy publikacja ogłoszenia nie jest możliwa z racji wyjątkowo pilnej konieczności spowodowanej okolicznościami, których instytucja zamawiająca nie może przewidzieć i których nie można jej przypisać, albo gdy od początku jasne jest, że publikacja nie spowoduje większej konkurencji ani nie przyniesie lepszych wyników zamówienia, zwłaszcza wtedy, gdy obiektywnie istnieje tylko jeden wykonawca zdolny wykonać zamówienie. Tak jest w przypadku prac artystycznych, gdy tożsamość artysty nierozerwalnie determinuje niepowtarzalny charakter i wartość samego dzieła. Wyłączność może również wynikać z innych przyczyn, ale jedynie obiektywne sytuacje wyłączności mogą uzasadnić zastosowanie procedury negocjacyjnej bez publikacji, gdy sytuacja ta nie została stworzona przez samą instytucję zamawiającą z myślą o przyszłym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Charakter twórczy przedmiotu zamówienia można odnieść do przepisów art. 1 ust. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Z przepisu wynika, że przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.

W praktyce przepis art. 214 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp można jak się wydaje zastosować do zamówienia, którego przedmiotem jest koncert konkretnego piosenkarza, zespołu lub wykonanie rzeźby przez konkretnego rzeźbiarza.

Udzielanie zamówień społecznych w zakresie kultury

W przypadku usług społecznych nie ma w nowej ustawie Pzp odpowiednika dotychczasowego art. 138 o ustawy Pzp, który umożliwiał zastosowanie własnej procedury przez zamawiającego. W obowiązującej ustawie Pzp przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne stosuje się art. 359 ustawy Pzp. Przepis wskazuje, że przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy właściwe dla:

1)  zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro,

1) zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż kwota 130 000 zł.