Empiria Duo

spółka z ograniczoną odpowiedzialnością | spółka komandytowa


Ochrona danych osobowych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – tzw. ustawa wdrażająca zmienia m. in. Ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm); zwana dalej: ustawa o ZFŚS.

Do tej pory ustawa o ZFŚS określała zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu.

Ustawa wdrażająca doprecyzowała:
1) zasady udostępniania danych osobowych pracodawcy
2) okres przetwarzania danych, oraz
3) upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Zasady udostępniania danych osobowych pracodawcy
Celem ZFŚS jest zaspokajanie potrzeb socjalnych pracowników. Ponieważ to na pracodawcy ciąży obowiązek prawidłowości przyznawania świadczeń socjalnych, jest on zobowiązany do zbadania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Przyznanie świadczeń z Funduszu, a także ich wysokość, uzależniona jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do tej pory nie określała jednak sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie ich spełnienia. Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawą wdrażającą osoba uprawniona do korzystania z Funduszu udostępnia pracodawcy dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Danymi, które są niezbędne do przyznania świadczeń oraz dopłat z funduszu, a także ustalenie jej wysokości są dane dotyczące liczby członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowy oraz wysokość dochodu na jednego członka rodziny. Często pracodawcy wymagają złożenia kserokopii zeznania podatkowego (PIT). Jest to błędna praktyka. Opinię w tej sprawie wydał ówczesny organ nadzorczy – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych:. „Należy natomiast podkreślić, iż konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może być dokona w inny sposób, niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające.”

Okres przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z ustawą wdrażającą pracodawca przetwarza dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z Funduszu przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości. Dodatkowo pracodawca będzie mógł przechowywać dane przez okres dochodzenia praw lub roszczeń. Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zasadniczo nie mają charakteru roszczeniowego ale zyskują go z chwilą przyznania. Od tego momentu osoby uprawnione mogą dochodzić ich realizacji (wypłaty) – jeżeli znalazły się w grupie osób, do których świadczenia mają trafić.
Dane te będą mogły być przetwarzane również przez okres niezbędny do wykazania chociażby zasadności przyznania świadczeń w razie kontroli organów skarbowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Dotyczy to również byłych pracowników, których stosunek pracy ustał ze względu na przejście na emeryturę lub rentę.
Zgodnie z zasada prawidłowości i minimalizacji danych, ustawa wdrażająca nakłada na pracodawcę obowiązek przeglądu danych przynajmniej raz w danym roku kalendarzowym.

Przetwarzanie danych osobowych
Warto zwrócić uwagę iż do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych osobowych. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Należy wskazać, że zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien być ograniczony do minimum, które jest wymagane do prawidłowej realizacji obowiązków przez pracownika, któremu nadaje się wspomniane upoważnienie.
Udzielanie upoważnień to jedna z form środków organizacyjnych zastosowanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z zasada rozliczalności pracodawca jest zobowiązany wykazać komu zostało wydane upoważnienie, jaka jest jego treść oraz w imieniu kogo upoważnienie zostało wydane. W związku z treścią przepisu ustawy wdrażającej pojawiają się wątpliwości interpretacyjne – jak rozumieć formę pisemną upoważnienia – w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego czy na gruncie prawa europejskiego? Niewątpliwie pracodawca musi zastosować rozwiązania umożliwiające sprawne i prawidłowe zarządzanie system upoważnień zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Zasady przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę oraz okres przechowywania dokumentacji, zasady i warunki udostępniania pracodawcy danych dotyczących sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej osób uprawnionych powinien określać szczegółowo Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Close Menu