1. Podstawa prawne opracowania arkusza organizacji

Do nie tak dawna, kwestię dotyczącą przygotowania, opracowania i zatwierdzania arkusza organizacji jednostki oświatowej regulowało Rozporządzenie MEN w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół. Powołane rozporządzenie bardzo ogólnie regulowało zagadnienia dotyczące arkusza organizacji. Podczas reformy ustroju szkolnego, podkreślono wagę arkusza organizacji i jego regulacje przeniesiono na poziom ustawy. I tak, zasadniczą materię związana z opracowaniem arkusza organizacji reguluje Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i przedszkoli. Dyrektor jednostki oświatowej przy sporządzaniu arkusza stosuje się również do wytycznych organu prowadzącego.

2. Co zawiera arkusz organizacji

Arkusz organizacji publicznego przedszkola określa:
1) liczbę nauczycieli ogółem, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze;
2) imię, nazwisko, stopień awansu zawodowego i kwalifikacje poszczególnych nauczycieli oraz liczbę godzin prowadzonych przez nich zajęć;
3) liczbę nauczycieli, o których mowa w art. 9d ust. 8 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 i 2203), w podziale na stopnie awansu zawodowego;
4) liczbę pracowników administracji i obsługi, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, oraz etatów przeliczeniowych;
5) liczbę pracowników ogółem, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze;
6) liczbę oddziałów;
7) liczbę dzieci w poszczególnych oddziałach;
8) tygodniowy wymiar zajęć religii, zajęć języka mniejszości narodowej, języka mniejszości etnicznej lub języka regionalnego, jeżeli takie zajęcia są w przedszkolu prowadzone;
9) czas pracy przedszkola oraz poszczególnych oddziałów;
10) ogólną liczbę godzin pracy finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący przedszkole, w tym liczbę godzin zajęć edukacyjnych i opiekuńczych, zajęć rewalidacyjnych, zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz innych zajęć wspomagających proces kształcenia, realizowanych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę i innych nauczycieli.

Arkusz organizacji szkoły określa:
1) liczbę nauczycieli ogółem, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze;
2) imię, nazwisko, stopień awansu zawodowego i kwalifikacje poszczególnych nauczycieli oraz rodzaj prowadzonych przez nich zajęć, w tym liczbę godzin tych zajęć;
3) liczbę nauczycieli, o których mowa w art. 9d ust. 8 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, w podziale na stopnie awansu zawodowego;
4) liczbę pracowników administracji i obsługi, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, oraz etatów przeliczeniowych;
5) liczbę pracowników ogółem, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze;
6) liczbę oddziałów poszczególnych klas;
7) liczbę uczniów w poszczególnych oddziałach
8) dla poszczególnych oddziałów:
a) tygodniowy, a w przypadku szkoły dla dorosłych prowadzącej zajęcia w formie zaocznej – semestralny wymiar godzin obowiązkowych zajęć edukacyjnych, w tym godzin zajęć prowadzonych w grupach,
b) tygodniowy wymiar godzin zajęć: religii, etyki, wychowania do życia w rodzinie, języka mniejszości narodowej, języka mniejszości etnicznej lub języka regionalnego i nauki własnej historii i kultury, nauki geografii państwa, z którego obszarem kulturowym utożsamia się mniejszość narodowa, sportowych w oddziałach i szkołach sportowych oraz w oddziałach i szkołach mistrzostwa sportowego, jeżeli takie zajęcia są w szkole prowadzone,
c) tygodniowy wymiar godzin zajęć rewalidacyjnych dla uczniów niepełnosprawnych,
d) wymiar godzin zajęć z zakresu doradztwa zawodowego,
e) wymiar i przeznaczenie godzin, które organ prowadzący szkołę może dodatkowo przyznać w danym roku szkolnym na realizację zajęć edukacyjnych, w szczególności dodatkowych zajęć edukacyjnych, zajęć z języka migowego, lub na zwiększenie liczby godzin wybranych obowiązkowych zajęć edukacyjnych,
f) tygodniowy, a w przypadku szkoły dla dorosłych prowadzącej zajęcia w formie zaocznej – semestralny wymiar i przeznaczenie godzin do dyspozycji dyrektora szkoły;
9) ogólną liczbę godzin pracy finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący szkołę, w tym liczbę godzin zajęć edukacyjnych i opiekuńczych, zajęć rewalidacyjnych, zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz innych zajęć wspomagających proces kształcenia, realizowanych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę i innych nauczycieli;
10) liczbę godzin zajęć świetlicowych oraz zajęć opiekuńczych i wychowawczych w internacie;
11) liczbę uczniów korzystających z opieki świetlicowej, liczbę godzin zajęć świetlicowych oraz liczbę nauczycieli prowadzących zajęcia świetlicowe;
12) liczbę godzin pracy biblioteki szkolnej.

Arkusz organizacji szkoły podstawowej, w której zorganizowano oddział przedszkolny, określa także szczegółową organizację nauczania, wychowania i opieki w tym oddziale, w tym:
1) liczbę nauczycieli ogółem, w tym zajmujących stanowiska kierownicze;
2) imię, nazwisko, stopień awansu zawodowego i kwalifikacje poszczególnych nauczycieli oraz liczbę godzin zajęć prowadzonych przez poszczególnych nauczycieli, a także liczbę etatów przeliczeniowych tych nauczycieli;
3) liczbę nauczycieli, o których mowa w art. 9d ust. 8 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, w podziale na stopnie awansu zawodowego;
4) liczbę pracowników administracji i obsługi, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, oraz liczbę etatów przeliczeniowych tych pracowników;
5) liczbę pracowników zajmujących stanowiska kierownicze oraz liczbę etatów przeliczeniowych tych pracowników.
6) liczbę oddziałów przedszkolnych;
7) liczbę dzieci w poszczególnych oddziałach przedszkolnych
8) tygodniowy wymiar zajęć religii, języka mniejszości narodowej, języka mniejszości etnicznej lub języka regionalnego, jeżeli takie zajęcia są prowadzone w oddziale przedszkolnym;
9) czas pracy poszczególnych oddziałów przedszkolnych;
10) ogólną liczbę godzin pracy finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący szkołę podstawową, w tym liczbę godzin zajęć edukacyjnych i opiekuńczych, zajęć rewalidacyjnych, zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz innych zajęć wspomagających proces kształcenia, realizowanych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę i innych nauczycieli.

Do arkusza organizacji należy dołączyć informację, o której mowa w art. 9d ust. 8 Ustawy – Karta Nauczyciela. W świetle powołanej regulacji „dyrektor szkoły corocznie, w arkuszu organizacyjnym szkoły […] podaje liczbę nauczycieli, w podziale na stopnie awansu zawodowego, przystępujących do postępowań kwalifikacyjnych lub egzaminacyjnych w roku szkolnym, którego dotyczy dany arkusz organizacyjny, oraz wskazuje terminy złożenia przez nauczycieli wniosków o podjęcie tych postępowań”.

Informacje zawarte w arkuszu organizacji muszą w szczególności umożliwić ocenę:
1) liczebności poszczególnych grup w przedszkolu, oddziałów w szkole, grup wychowawczych oraz wynikających z nich obowiązkowych podziałów na grupy;
2) realizacji zajęć, które wynikają ze szczególnych przepisów między innymi: religii/etyki, wychowania do życia w rodzinie, zajęć doradztwa zawodowego.

Przy opracowywaniu arkusza organizacji należy przestrzegać:
1) przydzielania zajęć nauczycielom zgodnie z posiadanymi i udokumentowanymi kwalifikacjami do prowadzenia danych zajęć;
2) przydzielania nauczycielom godzin ponadwymiarowych w szczególnych przypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania;
3) nie przydzielania godzin ponadwymiarowych dyrektorom, wicedyrektorom oraz innym nauczycielom pełniącym inne stanowisko kierownicze i korzystającym z obniżonego tygodniowego wymiaru zajęć, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także, gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Należy dodać, że przedstawiony katalog informacji, o których mowa w powołanych przepisach, nie ma charakteru zamkniętego.

3. Harmonogram opracowania arkusza organizacji jednostki oświatowej

Terminy czynności związanych z opracowywaniem, opiniowaniem i zatwierdzeniem arkusza określa Rozporządzenie z dnia z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i przedszkoli. Zgodnie z Rozporządzeniem MEN „dyrektor szkoły lub przedszkola przekazuje arkusz organizacji szkoły lub przedszkola […], zaopiniowany przez zakładowe organizacje związkowe […], w terminie do dnia 21 kwietnia danego roku organowi prowadzącemu szkołę lub przedszkole”.

Dzień 21 kwietnia danego roku jest więc ostatecznym terminem przedłożenia arkusza organizacji jednostki oświatowej organowi prowadzącemu. Oznacza to, że do organu prowadzącego składany jest arkusz już zaopiniowany przez związki zawodowe. Termin na przedstawienie opinii przez związki zawodowe również określony jest datą ostateczną. Jest to 19 kwietnia danego roku. „Opinia zakładowych organizacji związkowych […] jest wydawana w terminie 10 dni roboczych od dni roboczych otrzymania arkusza organizacji szkoły lub przedszkola, nie później niż do dnia 19 kwietnia danego roku”.

W praktyce więc dyrektor musi przedstawić arkusz organizacji związkom zawodowym na tyle wcześnie, aby umożliwić uprawnionym strukturom związkowym zaopiniowanie arkusza nie później niż do 19 kwietnia.

Po uzyskaniu zaopiniowanego przez związki zawodowe arkusza organizacji organ prowadzący przesyła arkusz organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny. Opinia organu sprawującego nadzór pedagogiczny wydawana jest w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania od organu prowadzącego jednostkę oświatowa arkusza, nie później jednak niż do 20 maja danego roku.

Wobec powyższego organ prowadzący musi przedstawić arkusz organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny w takim terminie, aby zapewnić organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny 10-dniowy okres (liczony w dniach roboczych) na wydanie opinii (w terminie do 20 maja danego roku).

Opinie wyrażone zarówno przez związki zawodowe, jak i organ sprawujący nadzór pedagogiczny nie mają charakteru wiążącego.

Ostatnim etapem jest zatwierdzenie arkusza organizacji przez organ prowadzący. Zgodnie z Rozporządzeniem MEN w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli „organ prowadzący szkołę lub przedszkole, po uzyskaniu opinii organu sprawującego nadzór pedagogiczny, zatwierdza arkusz organizacji szkoły lub przedszkola w terminie do dnia 29 maja danego roku”.

Zatwierdzony egzemplarz arkusza powinien trafić do właściwego kuratora oświaty. Jest to podyktowane koniecznością późniejszego weryfikowania ewentualnych aneksów do arkusza. Organ nadzoru pedagogicznego ma wówczas możliwość porównania dotychczasowego stanu faktycznego z planowanymi zmianami.

4. Opinia rady pedagogicznej

Arkusz organizacji szkoły opiniuje Rada Pedagogiczna w terminie nie później niż do 21 kwietnia. Dyrektor szkoły na zebraniu Rady Pedagogicznej ogólne założenia dotyczące tworzonego arkusza organizacji pracy szkoły, czyli liczbę planowanych oddziałów, godzin zajęć edukacyjnych wynikających z ramowego planu nauczania, w tym planowane przydzielenie godzin do dyspozycji wychowawcy, liczbę etatów pedagogicznych, organizacje pracy świetlicy, biblioteki, pedagoga, psychologa, doradcy zawodowego i innych etatów pedagogicznych.

5. Zmiany do zatwierdzonego arkusza

W przypadku wprowadzenia zmian do zatwierdzonego arkusza organizacji szkoły do dnia 30 września:
1) opinie zakładowej organizacji związkowej są wydawane w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania zmian;
2) organ prowadzący szkołę zatwierdza zmiany, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia ich otrzymania.

W przypadku wprowadzenia zmian do zatwierdzonego arkusza organizacji szkoły po dniu 30 września, organ prowadzący szkołę zatwierdza te zmiany w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.

Na podstawie zatwierdzonego arkusza organizacji szkoły dyrektor szkoły, z uwzględnieniem zasad ochrony zdrowia i higieny pracy, ustala tygodniowy rozkład zajęć określający organizację zajęć edukacyjnych.

6. Arkusz organizacji jako informacja publiczna

Arkusz organizacji był niejednokrotnie przedmiotem rozważać organów sądowych – przedmiotem była analiza, czy arkusz organizacji jednostki oświatowej stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy z dnia 9 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej.
Zakres pojęcia „informacja publiczna” jest bardzo szeroki i obejmuje każda informację o sprawach publicznych. W ustawie o dostępie do informacji publicznej wymienione zostały rodzaje informacji stanowiące informację publiczną, w tym m.in. informacja o organizacji jednostki oraz o jej organach oraz osobach sprawujących funkcję w tych organach. Dodać należy, iż katalog określony w omawianej ustawie nie jest katalogiem zamkniętym. Udostępnianiu podlegają również inne informacje, jeśli zostały wytworzone lub odnoszą się do władz publicznych.

Arkusz organizacji jednostki oświatowej, jako dokument określający szczegółową organizację nauczania, wychowania i opieki w danych roku szkolnym zawiera informacje będące informacjami publicznymi. Potwierdza to jednolite i liczba w tym zakresie orzecznictwo sądowe. Udostępnianie informacji publicznej następuje w trybie i na zasadach określonych w Ustawie o dostępie do informacji publicznej. Przepis art. 5 ust. 1 omawianej ustawy ogranicza prawo do informacji publicznej ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ograniczenie to jednak nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne. „Według dominującego poglądu, udostępnienie danych osobowych nauczycieli (w zakresie związanym z pełnioną funkcją) jest dopuszczalne na podstawie art. 5 ust. 2 u.d.i.p., skoro nauczyciele realizują cele publiczne, i są z tego tytułu objęci ochroną przewidzianą dla funkcjonariuszy publicznych. Zatem umieszczone w arkuszu organizacji szkoły dane osobowe nauczycieli (w zakresie określonym w § 17 ust. 2 r.o.p.s.) podlegały będą udostępnieniu jako informacja publiczna.”