Praktyka pokazuje, że stosowanie przepisów Pzp w postępowaniach dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej budzi dość często wiele wątpliwości z uwagi na nieprawidłowości występujące po stronie beneficjentów. 

W tego rodzaju postępowaniach zamawiający zobowiązani są do przestrzegania podwyższonych standardów prowadzenia postępowań, ponieważ każdorazowo podlegają one kontroli podmiotów przyznających dotacje. Ewentualne nieprawidłowości prowadzić mogą i często prowadzą do poważnych konsekwencji finansowych dla beneficjentów. 

Trudność w przeprowadzaniu postępowań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej polega głównie na tym, że beneficjenci zobowiązani są przestrzegać nie tylko umów o dofinansowanie, ale także przepisów prawa krajowego oraz unijnego. 

Do prawidłowego ustalenia właściwych procedur niezbędne jest zidentyfikowanie zapisów i dokumentów, które towarzyszą umowie o dofinansowanie. 

Zamówienia, których wartość jest mniejsza od progu stosowania ustawy Pzp czyli obecnie 130.000 złotych netto udzielane będą zgodnie z wytycznymi programu lub umową o dofinansowanie, zaś te których wartość jest równa lub przekracza próg stosowania ustawy Pzp udzielane będą z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp. 

Zasady jakimi musi się kierować zamawiający udzielając zamówieńwspółfinansowanych ze środków Unii Europejskiej są bardzo często wymienione w treści umowy o dofinansowanie. Natomiast w poszczególnych programach Unii Europejskiej dostępne są wytyczne, które należy stosować przy wydatkowaniu środków unijnych. 

Niektóre z wytycznych określają szczególną procedurę, konieczną do zastosowania przy zamówieniach, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, albo określają, że do ich udzielenia należy zastosować własne regulaminy zamawiającego, z uwzględnieniem niektórych zapisów wytycznych. 

Tak więc niezbędne jest przeanalizowanie przez zamawiającego dokumentów, które są załącznikami umowy o dofinansowanie z określonego źródła w celu prawidłowego ustalenia właściwych procedur. 

W taki sposób będą realizowane zamówienia na dostawy, usługi, roboty budowlane, jak również usługi społeczne. Należy również pamiętać o obowiązkowym agregowaniu zamówieńtożsamych i zakazie dzielenia zamówień na części, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.

Szacowanie wartości zamówienia

Zgodnie z art 28 ustawy Pzp ( Dz. U z 2019 poz. 2019 ze zm) podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Stosowanie tego przepisu ma na celu określenie w jakim progu wartościowym zamawiający ma przeprowadzić postępowanie.

Z treści art 29 ust. 1 ustawy Pzp wynika, że zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybieraćsposobu obliczania wartości zamówienia.

Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, czynnością niezmiernie ważną, szczególnie przy wydatkowaniu środków europejskich, jest prawidłowe oszacowanie wartości danego zakupu.

Wytyczne wprost nakazują aby szacowanie było dokumentowane w taki sposób aby zapewnić właściwą ścieżkę audytu np.: w notatce z szacowania. Notatka z szacowania wartości zamówienia powinna wskazywać proces szacowania wartości zamówienia tj: ceny rynkowe towarów i usług wyszukane na stronach internetowych potencjalnych wykonawców, czy też oferty potencjalnych wykonawców, a nie tylko ostateczny wynik – szacowaną wartość zamówienia. Wytyczne nie określają jak powinna być sporządzona notatka z szacowania, w szczególności, na jakich dokumentach źródłowych powinna bazować. Decyzja w tym zakresie należy do zamawiającego.

Zamawiający musi pamiętać o zakazie zaniżania wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział, który skutkowałby zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym, ustalając wartość zamówienia, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek tożsamościowych:

1) tożsamość przedmiotową – gdy dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

2)   tożsamość czasową – możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,

3) tożsamość podmiotową – możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Za jedno zamówienie uznać można kompleksową usługę szkoleniową obejmującą usługi trenerskie, wynajem sal i catering, gdy tylko tworzą jedną funkcjonalną całość.

Inaczej sytuacja może wyglądać w przypadku projektów dotyczących aktywizacji zawodowej, w których wsparcie udzielane jest zgodnie z określoną indywidualnie dla każdego uczestnika ścieżką w postaci indywidualnego planu działania. Dopiero po przeprowadzeniu rekrutacji będą tworzone indywidualne plany działania, które dokładnie zdefiniują zapotrzebowanie poszczególnych uczestników projektu na określone kursy czy też szkolenia zawodowe jak również przybliżony termin ich realizacji. W takim przypadku szacowanie wartości usługi szkoleniowej z uwzględnieniem tożsamości czasowej odnoszącej się do całego okresu realizacji projektu może okazać się niemożliwe, ponieważ faktyczne potrzeby uczestników projektu są badane w trakcie jego realizacji, a termin realizacji szkoleńo określonej tematyce wynika z indywidualnego planu działania, a nie z wniosku o dofinansowanie.

Zachęcam do zapoznania się z komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych pt.: Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej.

Udzielanie zamówień według progów wartościowych

W zamówieniach współfinansowanych o wartości poniżej 130.000 złotych obowiązują dwa główne progi – do 20.000 zł netto oraz powyżej 50.000 zł netto. W odniesieniu do zamówień o wartości poniżej 20.000 zł zamawiający ma pełną dowolność przy wydatkowaniu środków, z zaleceniem zachowania zasad: przejrzystości, zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, efektywnego, racjonalnego, przejrzystego ponoszenia wydatków.

Przedział 20.000 zł netto – 50.000 zł netto

Przy udzielaniu zamówień od 20.000 złotych netto do 50.000 złotych netto zamawiający jest zobowiązany do przeprowadzenia udokumentowanego rozeznania rynku. 

Niezbędne jest przedstawienie dowodów, że dane zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Zapytanie ofertowe, które przeprowadzane jest w ramach rozeznania rynku musi zostać zamieszczone na stronie www beneficjenta lub innej wskazanej w umowie o dofinansowanie albo rozesłane do co najmniej trzech wykonawców. Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym jest uznawana za nieważną. Niezwykle istotne jest, że jedna ważna oferta nie jest wystarczająca. Aby zapytanie ofertowe było skuteczne, do zamawiającego muszą wpłynąć co najmniej dwie oferty. Aby zwiększyć szansę na otrzymanie co najmniej dwóch ofert warto przesłać zapytanie ofertowe do większej liczby wykonawców niż trzech.

Udzielając zamówień w tym przedziale kwotowym, zamawiający nie ma obowiązku zawarcia pisemnej umowy. Dla kwalifikowalności wydatku wystarczająca jest faktura, rachunek itp. Należy także zwrócić uwagę na procedury wewnętrzne obowiązujące w danej instytucji zamawiającej. Jeżeli przewidują one ostrzejszy reżim, wówczas powinny być stosowane.

Przedział 50.000 zł netto – poniżej 130.000 złotych netto

Przy wydatkowaniu środków z funduszy unijnych o wartości przekraczającej 50.000 zł netto, obowiązuje zasada konkurencyjności. W przypadku tej grupy zamówień zapytanie
ofertowe kierowane jest do tzw. bazy konkurencyjności. Jest to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów, która w jednym miejscu gromadzi informację o składanych przez nich zamówieniach. Wymóg ten odnosi się do beneficjentów korzystających z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i jest regulowany poprzez wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków. Niezwykle istotny jest fakt, że publikacja ogłoszeń w bazie przez beneficjentów jest warunkiem spełnienia zasady konkurencyjności. Udzielenie zamówienia o tej wartości w trybie ustawy Pzp, również jest uznawane za wypełnienie tej zasady. 

Wskazany tryb jest swego rodzaju miniprocedurą, bowiem precyzyjnie wskazuje wymogi, które muszą być zachowane przy udzielaniu zamówień tj;

1) określenie minimalnej zawartość zapytania ofertowego i sposobu dokonywania jego zmian, bardzo ważne jest to, że w przypadku opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,

2) wskazanie konfliktu interesów, który musi być wyeliminowany na etapie procedury udzielania zamówienia;

3) wyznaczenie minimalnych terminów na składanie ofert, tj. co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług , w przypadku robót budowlanych co najmniej 14 dni.

W celu uniknięcia konfliktu interesów osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne. 

Powiązania kapitałowe i osobowe opisane zostały w wytycznych horyzontalnych, przez które rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. Za każdym razem osoby wykonujące czynności w zapytaniu ofertowym powinny złożyć oświadczenie o braku istnienia konfliktu interesów.