Ustawa Prawo zamówień publicznych obowiązuje od stycznia 2021r, jednak nie dziwi fakt, że wielu zamawiających ma trudności z przeprowadzeniem postępowania a dokładnie z tym, jakie czynności muszą zostać wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Z moich obserwacji wynika, że wśród zamawiających są osoby, które mówiąc kolokwialnie zamówieniami publicznymi zajmują się przy okazji pełnienia innych obowiązków, dlatego brak czasu w zgłębianiu przepisów sprawia im trudności w zrozumieniu niełatwej materii jakim jest ustawa Prawo zamówień publicznych.

Dlatego też celem niniejszego artykułu jest wyartykułowanie wraz z krótkim opisem czynności które zamawiający musi wziąć pod uwagę przeprowadzając postępowanie. Aby lepiej zrozumieć poszczególne czynności podzieliłam je na etapy:

Planowanie zamówień

W każdej jednostce zobowiązanej do stosowania ustawy pzp, poszczególni pracownicy merytoryczni czy też wydziały w zależności od struktury organizacyjnej planują na swoich stanowiskach jakie usługi, dostawy czy roboty budowlane będą kupować w określonym przedziale czasowym.

Natomiast osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi zobowiązana będzie do zamieszczenia planu zamówień publicznych w BZP po uprzedniej agregacji zamówień oraz po przyjęciu budżetu czy też planu finansowego.

Oczywiście w planie zamieszczamy postępowania o wartości równej lub przekraczającej 130.000 złotych. Należy również pamiętać o aktualizacji planów zamówień publicznych.

Warto jednak podkreślić, że za nim pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi dokona agregacji zamówień, pracownicy merytoryczni zobowiązani są do wskazania na tym etapie orientacyjnej wartości zamówienia.

Moim zdaniem często sama agregacja zamówień może wymagać fachowej wiedzy pracownika merytorycznego chociażby w kwestii możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Tak więc często istotna jest znajomość rynku pracownika merytorycznego.

Opis przedmiotu zamówienia

Zgodnie z art. 99. 1 ustawy pzp przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i  wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Opis przedmiotu zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny, który dokładnie wie co chce kupić a nie osoba zajmująca się sprawami proceduralnymi.

Należy pamiętać, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów, pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, chyba że zamawiający wskaże w opz kryteria stosowane w celu oceny równoważności.

Szacowanie wartości zamówienia

 Kiedy znamy już przedmiot zamówienia czyli wiemy konkretnie jakie dostawy, usługi czy roboty budowlane chcemy pozyskać, w sposób precyzyjny i wyczerpujący możemy go opisać, powinniśmy wówczas oszacować jego wartość.

Szacowanie wartości zamówienia dokonuje również pracownik merytoryczny.

Preambuła – motyw (19) stwierdza: „ Należy sprecyzować, że do celów oszacowania wartości zamówienia, trzeba uwzględnić wszystkie dochody, niezależnie od tego, czy zostały one otrzymane od instytucji zamawiającej, czy też od osób trzecich. Należy również doprecyzować, że do celów szacowania progów pojęcie podobnych dostaw należy rozumieć jako produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu – jak np. dostawy różnych rodzajów żywności lub różnych mebli biurowych. Zazwyczaj wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostawą takich artykułów jako części swojego normalnego asortymentu”.

W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy: „  W art. 30 projektu ustawy precyzyjniej określono sposób szacowania wartości zamówień na usługi, roboty budowlane i dostawy kierując się bezpośrednio przepisem art. 5 dyrektywy klasycznej. Podstawową regułą decydującą, czy dane usługi, dostawy i roboty budowlane powinny być oszacowane łącznie i traktowane jako jedno zamówienie jest możliwość uprzedniego zaplanowania usługi, dostawy lub robót budowlanych. Art. 30 ust. 2 projektu ustawy wzorowany bezpośrednio na art. 5 ust. 9 dyrektywy klasycznej wprowadza przy tym dodatkową regułę szacowania odnoszącą się wyłącznie do dostaw. Reguła nakazuje, aby łącznym szacowaniem wartości dostaw obejmować nie tylko takie same dostawy, ale także dostawy podobne, które należy rozumieć jako dostawy o identycznym lub podobnym przeznaczeniu (motyw 19 dyrektywy klasycznej). Jeżeli zatem dostawy nie są takie same lub podobne, lub nie było możliwości ich zaplanowania – co do zasady, nie będzie konieczności łącznego szacowania ich wartości. Podkreślić należy, że reguła podobieństwa nie dotyczy np. usług. Obowiązek łącznego szacowania dotyczyć będzie zatem takiej samej usługi (takich samych jednorodnych usług) pod warunkiem, że są one możliwe do przewidzenia. Co do zasady, ustawa nie nakazuje łącznego szacowania wartości (jednorodnej) usługi z wartością innej usługi o podobnym przeznaczeniu. W przypadku robót budowlanych analiza zasadności dokonania łącznego szacowania wartości robót budowlanych następuje z uwzględnieniem definicji obiektu budowlanego”.

Powołanie komisji przetargowej

 W postępowaniach krajowych powołanie komisji przetargowej jest fakultatywne. Jeśli zamawiający zdecyduje się jednak powołać komisję winna ona składać się z min. trzech osób.

Komisja przetargowa:

• dokonuje propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowanie,
• przygotowuje postępowanie,
• dokonuje badania i oceny wniosków lub ofert,
• inne czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

Wszczęcie Postępowania

Zgodnie z art 276 ustawy Pzp zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Natomiast zgodnie z art 280 ustawy pzp od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP zamawiający zapewnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ w przypadkach o których mowa w art 275 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.

Czynności przed otwarciem ofert

Zgodnie z art 222 ust. 4 ustawy pzp Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Czynności po otwarciu ofert

• Zgodnie z art 222 ust. 5 ustawy pzp zamawiający niezwłocznie po otwarciu ofert udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania zestawienie ofert,

W uzasadnieniu do projektu czytamy: Zgodnie z art. 222 projektu ustawy, otwarcie ofert ma następować niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, jednak nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Takie rozwiązanie, zwłaszcza w odniesieniu do ofert przekazywanych za pomocą systemu teleinformatycznego pozwoli na wyeliminowanie ewentualnych problemów związanych z błędami systemowymi i pomijania przy otwarciu tych ofert, które zostały zarejestrowane w systemie teleinformatycznym zamawiającego w terminie składania ofert, ale z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy nie mogły być odczytane lub zlokalizowane przez zamawiającego w tym terminie. Dodatkowo ustawa przewiduje, że jeżeli dochodzi do awarii systemu teleinformatycznego przy użyciu którego następuje otwarcie ofert, i awaria ta powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. Stosując zasadę przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający powinien w tych przypadkach na bieżąco informować wykonawców o zaistniałych problemach, a także o przewidywanym terminie otwarcia ofert zamieszczając stosowną informację na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Ustawa nie wymaga od zamawiającego, tak jak ma to miejsce w dotychczasowym stanie prawnym, publicznego otwarcia ofert, ale również nie wyłącza takiej możliwości.

• Zgodnie z art 81 ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest przekazać Prezesowi Urzędu zamówień Publicznych informacji o złożonych ofertach lub wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania,

W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy: W celu realizacji zadania Prezesa Urzędu określonego w art. 469 pkt 4 projektu ustawy, zgodnie z którym jest on zobowiązany do dokonywania analiz funkcjonowania systemu zamówień publicznych, w art. 81 przewidziano dodatkowe narzędzie, które w większym stopniu pozwoli na bieżąco realizować to zadanie. Zakres bieżącej analizy będzie dotyczył informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, które zamawiający powinien przekazać nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania.

 Zgodnie z art 74 ust. 2 pkt 1 zamawiający ma obowiązek przygotowania ofert do ewentualnego udostępnienia na wniosek wykonawcy w terminie 3 dni,

• Zgodnie z art 309 ustawy pzp zamawiający w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamieszcza w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania.
• Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty zamawiający zgodnie z art 253 ust. 1 ustawy pzp informuje równocześnie wykonawców którzy złożyli oferty oraz udostępnia niezwłocznie na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Czynności  zamawiającego po podpisaniu umowy

 Zgodnie z art. 448 ustawy pzp Zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2,

• W przypadku zaistnienia przesłanek o których mowa w art 446 ustawy pzp zamawiający zamieszcza raport z realizacji umowy,

Uzasadnienie: Celem tego nowego obowiązku po stronie zamawiających jest zwiększenie efektywności wydatkowania środków publicznych dzięki należycie przeprowadzonej ewaluacji realizacji umowy. Dzięki przeanalizowaniu treści umowy oraz sposobu jej realizacji, zamawiający może wdrożyć zmiany w odniesieniu do zamówień podobnego typu w przyszłości. Obecnie, praktyka ta nie jest dostatecznie wykorzystywana jako narzędzie do poprawiania jakości realizacji zamówień, co prowadzi do powielania generujących problemy rozwiązań. W wielu przypadkach zamawiający mimo pojawienia się problemów na etapie realizacji umowy wykorzystują nadal analogiczną dokumentację przetargową, która w kolejnych zamówieniach może sprawiać podobne trudności w należytej realizacji zamówień