Od 1 stycznia 2021r obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych w odniesieniu do postępowań krajowych.

Czym jest elektronizacja zamówień publicznych?.

Elektronizacja zamówień publicznych polega na wdrożeniu w podmiotach zobowiązanych do stosowania ustawy trzech postulatów. Wynikają one z 52 motywu do preambuły do dyrektywy klasycznej, która koordynuje procedury udzielania zamówień publicznych.

Pierwszy postulat dotyczy publikacji elektronicznych ogłoszeń. Ten postulat jako kraj członkowski mamy już wdrożony przynajmniej kilkanaście lat temu, bowiem w naszym kraju funkcjonuje portal zamówień publicznych za pośrednictwem którego wszyscy zamawiający zamieszczają w elektronicznym biuletynie ogłoszenia o zamówieniach. Na szczeblu unijnym mamy stronę simap za pomocą której przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zamawiający zamieszcza ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Drugi postulat o elektronizacji dotyczy dostępności dokumentów zamówienia w formie elektronicznej. Dokumenty zamówienia są to te dokumenty, które wytwarza zamawiający a więc nie jest to oferta czy wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Służą one wykonawcom do tego aby zapoznać się z opisem przedmiotu zamówienia czy z warunkami zamówienia. Dokumentami zamówienia są między innymi: specyfikacja warunków zamówienia, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty czy informacja z otwarcia ofert. Ten postulat również od wielu lat mamy dobrze opanowany gdyż wspomniane powyżej dokumenty były umieszczane na stronie internetowej zamawiającego.

Trzeci postulat jest najtrudniejszy lecz został on również wdrożony. Dotyczy on w pełni elektronicznej komunikacji między zamawiającym a wykonawcom na każdym etapie postępowania łącznie ze składaniem elektronicznych ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Co dla Zamawiających oznacza obowiązkowe stosowanie komunikacji elektronicznej?

Zamawiający zobowiązany jest wyposażyć się w pewien środek komunikacji elektronicznej, który będzie służył do składania elektronicznych ofert. Ustawodawca unijny określił szczególne wymagania dla środka komunikacji elektronicznej.

I tak na przykład ofertę nie można złożyć za pomocą np.: maila , gdyż nie spełnia ona wymagań określonych w czwartym załączniku do dyrektywy klasycznej. Wymagania określone w czwartym załączniku zostały przeniesione do naszego krajowego rozporządzenia wykonawczego z 27.06.2017r w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Ponadto zamawiający stoi przed dylematem jaki środek komunikacji elektronicznej spełniający wymogi wspomnianego wyżej rozporządzenia wskazać w specyfikacji warunków zamówienia. Niektórzy zamawiający wskazują jako środek komunikacji elektronicznej mini portal udostępniony przez Urząd Zamówień Publicznych, są również tacy, którzy korzystają z rozwiązań komercyjnych.

Zarówno zamawiający jak i wykonawcy są na początku drogi elektronizacji, dlatego tak ważne jest aby zamawiający zadbał o to, żeby wykonawca dobrze zrozumiał jego intencje.

Specyfikacja Warunków Zamówienia

Dokumentem, w którym zamawiający opisze komunikację elektroniczną jest Specyfikacja Warunków Zamówienia. Najbardziej oczywistymi elementami, które powinny się znaleźć w opisie komunikacji elektronicznej to:

• adres strony internetowej pod którym jest dostępny kanał komunikacji elektronicznej – może to być mini portal bądź inne komercyjne rozwiązanie.
• wymagania techniczne związane z kanałem komunikacji elektronicznej – W tym miejscu należy podkreślić, że w zależności od tego czy operatorem systemu komunikacji elektronicznej jest operator komercyjny czy mini portal umieszcza on wymagania, które należy spełnić by ta komunikacja mogła zadziałać. Mogą to być różne wymagania związane czy to z pamięcią komputera czy z systemem operacyjnym czy z używanymi przeglądarkami. Prawidłowe opisanie wymogów technicznych przez zamawiającego jest niezwykle istotne, dlatego że wykonawca czytając swz musi wiedzieć co go czeka tj: z jakim sprzętem ma mieć do czynienia, jakie oprogramowanie dodatkowo ma mieć zainstalowane.
• Sposoby przygotowania podpisanych plików. Musimy mieć świadomość, że w jednym systemie wykonawca składa pliki pojedynczo, czyli osobno JEDZ, bądź połączony JEDZ z ofertą ale jako jeden plik a z kolei w innym systemie np.: w mini portalu wymóg jest inny, ładujemy do systemu jednorazowo tzw zip. Zamawiający winien również wskazać jaką wielkość ma posiadać ładowany plik. Może się zdarzyć, że w przypadku skanowania dokumentu, który wcześniej był w wersji papierowej, dodatkowo na papierze firmowym z obrazkami lub logo firmowym, wielkość tego dokumentu została znacznie powiększona i uniemożliwiła jego przesłanie. Tak więc wykonawca powinien wiedzieć, że pliki powinny być tworzone np.: w niskiej rozdzielczości.
• Formaty danych – Dokumenty wymienione w rozporządzeniu par 2 ust.1 z dnia 30 grudnia 2020r w sprawie sposobu sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienie publicznego lub konkursie mają być sporządzone w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizującej zadania publiczne z zastrzeżeniem formatów o których mowa w art 66 ust 1 ustawy Pzp. Tak więc zamawiający może żądać innych formatów danych ale pod warunkiem że są one ogólnie dostępne oraz zostały określone w załączniku nr 2 i 3 rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności. W załączniku nr 2 i 3 są podane formaty danych plików tekstowych, formaty danych plików do pakowania, formaty danych podpisów elektronicznych, które powinny być wykorzystywane w kontaktach z administracją publiczną.

Na gruncie stosowania przepisów ustawy powstało szereg wątpliwości czy zamawiający może wskazać że wymaga złożenia dokumentu tylko w jednym formacie danych. Takie działanie zamawiającego nie jest możliwe, ponieważ celem wspomnianego wyżej rozporządzenia było to, aby administracja publiczna przyjmowała pliki we wszystkich  formatach wskazanych w rozporządzeniu.

Zamawiający może jedynie wskazać, że zaleca wykorzystanie formatu danych np.: PDF, jest to najprostszy dla wykonawców format pliku jak również dla zamawiających do weryfikacji dokumentów.

Ponadto ważne jest, aby wskazać wykonawcy moment złożenia oferty. W świecie tzw. papierowym przyjęcie oferty oznacza np.: przyjęcie oferty przez Panią w sekretariacie, która zapisuje na kopercie czy w specjalnym wykazie datę i godzinę przyjęcia. W świecie elektronicznym mamy podobną sytuację, jednak należy zwrócić uwagę, że to nie moment ładowania pliku przez wykonawcę jest istotny lecz moment odbioru kompletnego dokumentu przez zamawiającego.

Rekomenduję aby znaleźć w SWZ jedno miejsce do zapisywania wszystkiego co tyczy się komunikacji elektronicznej, ułatwi to niewątpliwie wykonawcy poruszanie się po zapisach SWZ.

Istnieją różne koncepcje elektronicznego podpisywania ofert, taka sytuacja rodzi niestety skutki dla wykonawców. W zależności od platformy i jej koncepcji podpisywania dokumentów, są różne sposoby uruchamiania procesu podpisywania.

Możemy je podzielić na metodę offline oraz online.

Metoda offline polega na tym, że posiadacz podpisu swoje dokumenty może podpisywać nie w trakcie łączenia się z platformą tylko na swoim komputerze. W odpowiednim czasie podłączy się do platformy i załaduje już podpisane dokumenty do systemu.

Natomiast z podpisywaniem online będziemy mieli do czynienia wówczas kiedy wykonawca zaloguje się do systemu, który wygeneruje pola, które wypełni wykonawca. Pola te są jednocześnie ofertą. Po wypełnieniu oferty wykonawca podpisuje ją podpisem elektronicznym. Po dokonaniu tej czynności oferta od razu znajduje się w systemie zamawiającego. Tak więc w tym przypadku podpisywanie ofert następuje poprzez bezpośrednie połączenie z daną platformą. Trzeba zwrócić uwagę, że podpisując ofertę online wykonawca musi posiadać podpis elektroniczny w momencie składania ofert. Tak więc w podpisie online nie wykorzystuje się swojego oprogramowania tj: aplikacja która się uruchomi, uruchamia się na stronie internetowej danego kanału do komunikacji elektronicznej i ta strona internetowa np.: z formularzem ofertowym wywołuje działania tej aplikacji. Należy zwrócić uwagę, że ta aplikacja powinna umożliwić złożenie kilku podpisów, jeżeli takie są wymagane. Jeżeli taka aplikacja uniemożliwiłaby złożenie kilku podpisów, to takie zapisy winne znaleźć się w specyfikacji warunków zamówienia. Wówczas wykonawca uprzedzony o tym fakcie będzie musiał np.: wyłonić pełnomocnika do składania ofert.

Kolejną ważną kwestią jest ważność podpisu. Dopuszcza się aby podpis elektroniczny w momencie załadowania dokumentu do systemu nie był ważny, ale musi być ważny w momencie podpisywania dokumentu. Tak więc istotny jest czas złożenia podpisu a nie czas załadowania oferty do systemu.

Podsumowując podpisywanie oferty offline czy online wymaga zapoznania się z wymaganiami zawartymi w specyfikacji  warunków zamówienia.

Niewątpliwie aby wykonawca jasno zrozumiał co od niego chce zamawiający, musi on sam znać bardzo dobrze działanie systemu za pomocą którego wykonawca ma złożyć ofertę. Ponadto zamawiający muszą znać przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.