Obowiązująca od stycznia 2021r ustawa Pzp wprowadziła wiele zmian, dlatego również dyrektorzy szkół oraz przedszkoli będą musieli zapoznać się z nowymi regulacjami oraz sprostać zadaniu jakim jest przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.

Istota szacowania wartości zamówienia

Obok opisu przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości zamówienia jest drugą bardzo istotną czynnością postępowania. Niewątpliwie prawidłowość oszacowania zamówienia bywa przedmiotem analiz organów kontrolujących. Pod uwagę brane są przede wszystkim kwestie niedozwolonego podziału zamówienia na części oraz niestarannego szacowania.  

Szacowanie wartości zamówienia w nowej ustawie Pzp doznaje kilku istotnych modyfikacji w stosunku do zasad wskazanych w ustawie z 29 stycznia 2004 r. Natomiast kwestie związane z podziałem zamówień publicznych oraz aktualnością terminów szacowania pozostały niezmienne.

Art 28 ustawy pzp wskazuje podstawowe reguły określania szacunkowej wartości zamówienia. Zgodnie z tym przepisem podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto, tj. bez vat.

Zasada ta dotyczy wszystkich rodzajów zamówień i konkursów udzielanych lub organizowanych na podstawie przepisów nowej ustawy Pzp. Tak więc odnosi się zarówno do zamówień na dostawy i usługi, jak również tych na roboty budowlane. Co ważne wartość zamówienia musi obejmować wszystkie koszty i dotyczyć wszelkich czynności wykonawcy podejmowanych w związku z jego realizacją.

Zamawianie podobnych dostaw

Zgodnie z art 30 ust. 2 ustawy pzp w przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia  w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca nie wskazał co należy rozumieć pod pojęciem podobnych dostaw. Natomiast motyw 19 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE wskazuje: „ Należy sprecyzować, że do celów oszacowania wartości zamówienia, trzeba uwzględnić wszystkie dochody, niezależnie od tego, czy zostały one otrzymane od instytucji zamawiającej, czy też od osób trzecich. Należy również doprecyzować, że do celów szacowania progów pojęcie podobnych dostaw należy rozumieć jako produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu – jak np. dostawy różnych rodzajów żywności lub różnych mebli biurowych. Zazwyczaj wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostawą takich artykułów jako części swojego normalnego asortymentu.

Patrząc na wskazania ustawodawcy unijnego, możemy wnioskować , że sumujemy dostawy o identycznym lub podobnym przeznaczeniu. Jako przykład wskazano na dostawę żywności.

W moim odczuciu ale zaznaczam, że jest to jedynie opinia autorki artykułu, pomimo tego, że  różne rodzaje dostarczanej żywności mają podobne przeznaczenie, to drugie zdanie motywu 19 dodaje, że „ dostarczeniem takich artykułów byłby zainteresowany wykonawca działający w danym sektorze”.

Aby móc ocenić, czy wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostarczaniem danego asortymentu należałoby przeprowadzić analizę rynku. Poprzez analizę rynkową zamawiający mógłby dowiedzieć się, dostarczaniem których artykułów spożywczych byłby zainteresowany dany wykonawca.  Zamawiający udziela zazwyczaj zamówień na dostawę artykułów spożywczych takich jak warzywa i owoce, mięso, nabiał, pieczywa, jaj itp…

Uważam, że jeśli zamawiający udowodniłby, że dany asortyment produktów żywnościowych dostarczany jest przez wykonawcę z danego sektora, to wówczas takie zamówienie nie musiałby sumować łącznie np.; dostawy mięsa z dostawą pieczywa.

Natomiast są też takie opinie, które stwierdzają, że jeśli zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw a spotykana praktyka zamawiających polegająca na wyodrębnieniu konkretnych kategorii artykułów spożywczych jako nietożsamych pod względem wykonawców działających na rynku, nie będzie już uzasadniona.

Rekomenduję aby w kwestii szacowania wartości zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych zachować szczególną ostrożność do czasu wyjaśnienia tej sprawy przez organy opiniotwórcze w zakresie zamówień publicznych.

Art 35 ust. 1 ustawy Pzp wskazuje „Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu w określonym czasie jest: 1) rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo 2) łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie”.

W związku z powyższym dostawy artykułów spożywczych powinny być szacowane w oparciu o 12 miesięczne zapotrzebowanie zamawiającego. Warto zwrócić również uwagę, że artykuł wskazuje również na sposób szacowania dostaw powtarzających się, ciągłych lub podlegających wznowieniu w określonym czasie.

W tym miejscu warto wspomnieć czym są opcje a czym wznowienia.

Zgodnie z art 31 ust. 2 ustawy Pzp przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.

Na wzór dyrektywy unijnej ustawodawca w nowej ustawie wyraźnie oddziela opcje od wznowień. Pod rygorem nowej ustawy te dwa terminy nie powinny się rozmywać jak to miało miejsce w poprzednim stanie prawnym.

Projektodawca w uzasadnieniu do ustawy zaproponował pewną definicję wznowienia. Wznowieniami są zamówienia wykonywane po raz kolejny np.: te same dostawy lub usługi przewidziane w pierwotnej umowie.

Natomiast opcja polega na wykonaniu jeszcze raz dostawy, usługi czy roboty budowlanej, która stanowi zamówienie podstawowe, jednak opcja ma zwykle zakres mniejszy niż zamówienie podstawowe.

Należy pamiętać, że skorzystanie z opcji czy ze wznowień nie wymaga zawarcia kolejnej umowy. Natomiast umowa, która jest już zawarta winna określać na jakich zasadach czy to prawa opcji czy wznowienia wykonawca będzie z nami współpracował.

Możliwość skorzystania z art 30 ust. 4 ustawy pzp

Zazwyczaj dyrektorzy szkół muszą zapewnić żywność od nowego dostawcy na początku roku. Tak więc przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia mogą skorzystać z art 30 ust. 4 ustawy pzp. Wskazuje on, że w przypadku zamówień udzielanych w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy ustawy właściwe dla wartości tej części zamówienia, jeżeli jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80 000 euro dla dostaw lub usług oraz 1 000 000 euro dla robót budowlanych, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20% wartości zamówienia.

Korzystając z tej regulacji, zamawiający szacuje wartość zamówienia na artykuły spożywcze a następnie wyodrębnia części zamówienia i na daną część może stosować przepisy właściwe dla tej części , jeżeli jej wartość jest mniejsza niż 80.000 euro a łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20 % wartości zamówienia.

Podsumowując powyższe rozważania niestety nie odpowiem jednoznacznie na pytanie postawione w niniejszym artykule i nie zalecę jednego właściwego sposobu szacowania wartości zamówienia w sytuacji gdy dostawa żywności następuje od różnych dostawców. Wynika to z tego, że niekonsekwentne interpretacje przepisów prawa, niewątpliwie utrudniają podjęcie jednoznacznej decyzji co do sposobu szacowania wartości zamówienia.