Warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 82 ust. 1 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) w terminie do 1 marca, zamawiający ma obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych zamówień i przekazać je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

Obowiązkiem sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach objęci zostali wszyscy zamawiający, którzy udzielili zamówienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy PZP, tzn. podmioty, które zawarły odpłatną umowę z wykonawcą, której przedmiotem był zakup robót budowlanych, dostaw lub usług. Nie ma przy tym znaczenia sposób dokonania wydatku, źródło jego finansowania i jego wartość.

Sprawozdanie zawiera więc informację m.in. o:

• umowach grupowego ubezpieczenia finansowanych ze składek pracowników,
• umowach zakupu bonów towarowych, karnetów sportowych itp.;
• umowach dostawy artykułów spożywczych czy usług cateringowych, zawieranych przez jednostki oświatowe i finansowanych przez rodziców uczniów.

W sprawozdaniu zamieszcza się również informację o zamówieniach, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł netto.

Do wydatków natomiast, które nie podlegają ujawnienia w rocznym sprawozdaniu zalicza się w szczególności:

• opłaty i wpisy sądowe;
• diety;
• ryczałty, np. ryczałt na samochód;
• opłaty administracyjne;
• mandaty;
• zwrot kosztów za naukę;
• opłaty abonamentowe;
• koszt noclegu pracownika przebywającego w delegacji służbowej;
• wydatkowanie środków z funduszu socjalnego
• opłaty parkingowe;
• opłaty za przejazd autostradę;
• dotacje.

Należy zwrócić także uwagę, jaki okres objęto obowiązkiem sprawozdawczym, bowiem w rocznym sprawozdaniu należy zamieścić informacje o zamówieniach, których udzielono w roku poprzedzającym złożenie sprawozdania – będą to zatem wyłącznie informacje o postępowaniach, w których w roku objętym sprawozdaniem podpisano umowę. Tym samym nie podlegają sprawozdawczości postępowania, które zostały unieważnione.

Jaką wartość uwzględnić w sprawozdaniu? Kwoty wartości umów, które należy przyjąć w celu wypełnienia rocznego sprawozdania o zamówieniach są wartościami netto (nie zawierają VAT) i odnoszą się do wynagrodzenia wykonawcy z umowy.

Zamawiający przyjmuje wartość umowy bez VAT, nawet wówczas, gdy:

• umowa nie została jeszcze wykonana w całości,
• nie wydano całej kwoty, na jaką umowa została zawarta,
• umowa została rozwiązana, wygasła i nie została w całości skonsumowana,
• wartość umowy została zwiększona w trybie art. 454 lub art. 455 ust. 1 i 2 ustawy.

Wzór sprawozdania określają przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz.U. 2021 r. poz. 2463).

Dokument trzeba przekazać, używając formularza, który udostępniono na stronie: https://ezamowienia.gov.pl/.

Formularz przesyła się do urzędu drogą elektroniczną i nie zawiera on podpisu zamawiającego.